Legal

Política de privacidad

Última actualización: junio de 2025

⚠ Este documento es un borrador orientativo. Debe ser revisado y validado por asesoría legal antes de su publicación definitiva. Los campos marcados con [PLACEHOLDER] deben ser completados por el titular.

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recabados a través de la plataforma ActalIA es:

Denominación: [TITULAR]
NIF/CIF: [NIF]
Domicilio: [DOMICILIO]
Correo electrónico: [EMAIL]

2. Datos tratados y finalidad

En el uso de ActalIA se pueden tratar las siguientes categorías de datos:

2.1 Contenido del PDF de convocatoria

El usuario carga el PDF de la convocatoria de la junta de propietarios. Este documento puede contener datos identificativos de la comunidad (dirección, denominación) y referencias a propietarios. Este contenido se procesa exclusivamente para extraer el orden del día estructurado y no se almacena una vez finalizada la sesión.

2.2 Respuestas de voz durante la entrevista

El usuario responde por voz a las preguntas del agente. El audio capturado se transmite en tiempo real a Google LLC mediante la API de Google Gemini para su transcripción y procesamiento. El audio no se almacena en los servidores de ActalIA. El contenido del PDF de convocatoria también se envía a Google Gemini para extraer el orden del día.

ActalIA se encuentra actualmente en fase beta. Durante esta fase, el procesamiento de IA se realiza mediante Google Gemini API, que no dispone de acuerdo de encargado de tratamiento (DPA) bajo el RGPD. Si vas a procesar datos personales de propietarios, eres responsable de contar con la base jurídica adecuada para ello. Se recomienda no usar datos personales reales hasta que el servicio salga de beta. La política de privacidad de Google está disponible en policies.google.com/privacy.

2.3 Tokens de sesión efímeros

Se generan tokens de autenticación temporales con una validez de 30 minutos para gestionar la conexión con el proveedor de IA. Estos tokens se invalidan automáticamente al expirar o al cerrar la sesión.

2.4 Datos técnicos de acceso

Con carácter operativo pueden registrarse datos técnicos estándar (dirección IP, agente de usuario, hora de acceso) en los registros del servidor de alojamiento. Estos datos se conservan el tiempo mínimo necesario para la operación del servicio y la detección de abusos.

3. Base jurídica del tratamiento

Ejecución de una relación precontractual o contractual (art. 6.1.b RGPD): el tratamiento es necesario para prestar el servicio de redacción asistida de actas solicitado por el usuario.
Interés legítimo (art. 6.1.f RGPD): para el mantenimiento de registros técnicos de acceso orientados a la seguridad del servicio.

4. Conservación de los datos

ActalIA opera bajo un modelo de sesión efímera: el contenido procesado (PDF, respuestas de voz, historial de conversación, borrador de acta) no se persiste en bases de datos de ActalIA una vez que la sesión finaliza o el usuario cierra el navegador.

Los datos técnicos de acceso se conservan el tiempo estrictamente necesario para la seguridad operativa, con un máximo de 30 días.

5. Subencargados de tratamiento

Para la prestación del servicio se utiliza el siguiente subencargado de procesamiento de IA:

Proveedor: [PROVEEDOR IA]
Finalidad: Procesamiento de audio en tiempo real (transcripción y generación de respuestas) y procesamiento de texto (extracción de agenda, redacción del acta).
Ubicación: [PAÍS/REGIÓN]
Garantías: [CLÁUSULAS CONTRACTUALES TIPO / CERTIFICACIÓN ADECUADA]

El servicio de alojamiento del backend puede estar operado por [PROVEEDOR HOSTING]. La aplicación frontend se sirve a través de [PROVEEDOR CDN/HOSTING FRONTEND].

6. Responsabilidad del usuario sobre los datos que introduce

El usuario es el único responsable de los datos personales que introduce en ActalIA — incluyendo el contenido del PDF de convocatoria y cualquier información facilitada durante la entrevista de voz.

Al usar el servicio, el usuario declara y garantiza que:

Cuenta con la base jurídica adecuada conforme al RGPD para tratar los datos personales de los propietarios y terceros que figuren en los documentos y respuestas que introduce.
Ha cumplido con las obligaciones de información aplicables respecto a los interesados cuyos datos facilita.
El uso del servicio no vulnera ninguna normativa de protección de datos, ni los derechos de los interesados afectados.

ActalIA no asume ninguna responsabilidad derivada del uso del servicio con datos para los que el usuario no disponga de la habilitación legal necesaria.

7. Derechos de los interesados (ARCO+)

Conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), los interesados pueden ejercer los siguientes derechos:

Acceso: obtener confirmación de si se tratan datos personales que les conciernen.
Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos.
Supresión: solicitar la eliminación de los datos cuando concurra alguno de los supuestos previstos en el art. 17 RGPD.
Limitación del tratamiento: solicitar que se restrinja el tratamiento en los casos previstos en el art. 18 RGPD.
Portabilidad: recibir los datos en formato estructurado, cuando el tratamiento se base en el consentimiento o en un contrato.
Oposición: oponerse al tratamiento basado en interés legítimo.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, el interesado puede dirigirse a: [EMAIL]. Se dará respuesta en el plazo máximo de un mes desde la recepción de la solicitud.

Si el interesado considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

8. Menores de edad

ActalIA está dirigido exclusivamente a profesionales (administradores de finca). No está destinado a menores de 14 años. Si se detecta que un menor ha facilitado datos personales sin el consentimiento de sus tutores, se procederá a la supresión inmediata de dichos datos.

9. Cookies y tecnologías de rastreo

ActalIA no utiliza cookies de seguimiento, analítica de terceros ni píxeles de publicidad. Únicamente puede utilizarse almacenamiento local del navegador (localStorage o sessionStorage) para mantener el estado de la sesión activa, que se borra al cerrar la pestaña.

10. Modificaciones de esta política

ActalIA se reserva el derecho a actualizar esta política de privacidad para adaptarla a cambios legislativos o del servicio. Se publicará la fecha de la última actualización en la cabecera de este documento.

11. Contacto

Para cualquier consulta sobre esta política de privacidad: [EMAIL].